Erfolgreich bewerben (Assistenz Edition)

Dieser Artikel basiert auf meinen individuellen Erfahrungen. Er ist keine Handlungsanweisung. Ich habe Literatur studiert (Germanistik und Englisch) und bewarb mich während der letzten Monate aus meinem ersten Vollzeitjob im Sekretariat (Maschinenbau) heraus auf andere Assistenz-Stellen. Eurem Wunsch entsprechend beschreibe ich meine Vorgehensweise, die mir 4 Gespräche (aus 8 Bewerbungen), 2 Termine bei Personaldienstleistern und einen neuen Job einbrachte.

1.) Das Foto

Um das Bewerbungsfoto habe ich mir sehr viele Gedanken gemacht und Euch auch abstimmen lassen. Mir waren folgende Kriterien wichtig:

  • gepflegtes Erscheinungsbild
  • sympathischer Eindruck
  • natürliche Ausstrahlung

Ich habe wenig Geld übrig um 70€ oder mehr in einen Fototermin zu stecken. Außerdem finde ich solche Aufnahmen oft gestelzt und steif, was gar nicht zu mir passt. Sicher gibt’s tolle Fotografen die auf Anhieb die Persönlichkeit des Kunden einschätzen und ihre Arbeit ist selbstverständlich um einiges professioneller als meine! Dennoch entschied ich mich, wohl auch aufgrund meiner frühzeitigen Bewerbungen, es zunächst mit dem eigens geschossenen Foto zu probieren. Darüber hat sich niemand beschwert, im Gegenteil. Mir wurde immer wieder gesagt, dass ich einen sehr freundlichen, offenen ersten Eindruck mit meiner Bewerbung gemacht habe.

Die Jobs, auf die ich mich beworben habe, waren Assistentin der GF / Sekretärin und Anwaltssekretärin. Im Prinzip sehr konservative Branchen, die vor Ernsthaftigkeit strotzen. Dennoch fand mein Bild dort Anklang.

2.) Die Bewerbungsmappe

Ich habe ganz simpel mit einer Vorlage über xing.de gearbeitet, die ich optisch ansprechend und angemessen fand. Dazu passend gibt es auch einen ausfüllbaren Lebenslauf, in den ich obiges Foto einfügte. Manche Firmen wollen sogar überhaupt keine eigenen Unterlagen mehr, sondern habe online Bewerbungsmappen, die man ausfüllen und um Zeugnisse etc. ergänzen muss.

3.) Ein Ziel im Bereich des Möglichen

Ich machte mir gründlich Gedanken darum, in welchen Orten ich mich bewerbe und auf WAS. Meine Freundin bewarb sich beispielsweise sehr lange auf etwas Fachfremdes und fand keine Stelle, weil die (unerfüllten) Kriterien sie trotz ihrer tollen Qualitäten oft sofort ausschlossen. Es hilft also sehr bei der Jobsuche, sich auf etwas Ähnliches zu bewerben wie das, was man gelernt oder schon einmal gemacht hat.

Ich wollte in die Assistenz der Geschäftsführung- was eine Beförderung gewesen wäre- um meine Fähigkeiten zu erweitern. Mit einem abgeschlossenen Literaturstudium finden mich die Personaler kurioserweise oft „überqualifiziert“; dabei finde ich es durchaus herausfordernd und auch spannend, eine tolle und effiziente Sekretärin zu sein. Daran ist für mich nichts minderwertig!

Von der Assistenz GF bin ich aber mit der Zeit abgerückt, weil die Arbeitszeiten je nach Chef sehr ausgedehnt sein können. Ein Open End im Job ist für mich wegen meinem kleinen Sohn keine Option. Lieber zumindest etwas mehr Zeit daheim, und dafür ein bodenständiges Gehalt.

Dass ich als Quereinsteigerin in einer renommierten Anwaltskanzlei angenommen, ja gewünscht wurde, war Ergebnis meiner Berufserfahrung und beidseitige Sympathie.

4.) Der Text

Ich möchte in meinem Bewerbungsanschreiben Floskeln umgehen, aus der Menge hervorstechen und Kompetenz vermitteln. So schreibe ich gern: „Aufgrund der zahlreichen Übereinstimmungen mit meinen Fähigkeiten konnte ich Ihre Stellenausschreibung einfach nicht überlesen.“ Das sollte natürlich stimmen! Wenn Du von vorneherein keinen Bock auf die Stelle hast, versuch eine Bewerbung zu vermeiden (es sei denn, das ist die letzte Option. Das wünsche ich Dir natürlich nicht!!).

Ich überlege beim Schreiben, welche meiner Studentenjobs mich Nützliches gelehrt haben, um für diese Stelle geeignet zu sein. Und natürlich auch, welche meiner jetzigen Aufgaben denen ähneln, die ich in der neuen Firma übernehmen müsste. So ist das Dokumentieren des Maschinenbau-Prozesses gar nicht so viel anders wie die Pflege einer Fallakte in der Kanzlei. Ebenso sind Freundlichkeit, Organisationstalent, Sorgfalt und Verschwiegenheit Teil meines Berufs.

5.) Lebenslauf und Berufserfahrung

Als Absolventen einer Ausbildung/eines Studiums fragen wir uns doch oft: „Wie können die XY Jahre Berufserfahrung fordern? Ich hab doch bis jetzt studiert!“. Stimmt, und finde ich auch unfair. Mir kam es sowohl bei der Bewerbung auf meine jetzige Stelle als auch für die in der Kanzlei zugute, dass ich neben der Uni IMMER gearbeitet habe. Ja, das werteten alle Arbeitgeber als Berufserfahrung.

Die Arbeit auf Messen und auf dem Aachener CHIO: tolle Basis für Kundenbetreuung. Dass ich Englisch und Französisch fließend beherrsche (und auch schreiben kann): super. Ebenso die Arbeit in einem Luxushotel, wo ich mit sehr anspruchsvolles Gästen zu tun hatte, ist auch zum Organisieren von Kundenbesuchen und der Betreuung eines strengen Chefs eine gute Basis. Sekretariatserfahrung bringe ich aus dem Familienbetrieb und meiner jetzigen Stelle mit.

Du siehst, es ist wichtig zu zeigen: „Hey, auch wenn ich noch keine drei/fünf Jahre Erfahrung nach der Uni sammeln konnte, hab ich schon einiges auf dem Kasten. Ladet mich doch mal ein.“

Wenn du neben der Uni nicht arbeiten musstest, hast du womöglich wertvolle Praktika gemacht oder aber eine Ausbildung in dem ausgeschriebenen Beruf absolviert? Sprichst du eine seltene Sprache, bist besonders reisefreudig? Krame in deinem Kopf nach Erfahrungswerten und Fähigkeiten, die dich besonders wertvoll machen.

6.) Das Vorstellungsgespräch

Ich bin vor solchen Terminen nicht nervös. Aufgeregt und neugierig auf die Interviewer, ja. Aber was soll schon passieren? Ich habe das stets wie ein erstes Date behandelt: Du ziehst dir etwas Schickes an und führst mit jemandem ein Gespräch, der dich kennenlernen will.

Da ich mich auf Assistenzstellen in sehr seriösen Unternehmen beworben hatte, trug ich immer eine Stoffhose, kurze Bluse (heiß wird mir dabei ja schon!) und einen Blazer zu halbhohen Pumps. Dezentes Makeup, gemachte Haare. Willst du in ein junges, hippes Start-up, sollte das Outfit wahrscheinlich entsprechend weniger konservativ sein. Genau wie man im Gespräch um einen Managerposten sicher am besten so schick wie möglich geht.

Es war immer so, dass die Interviewer nach der Begrüßung etwas zur Firma und dann zu den zukünftigen Aufgaben erzählten (bei mir waren es alle Male zwei Leute). Dann wurde ich aufgefordert: „Erzählen Sie doch etwas von sich.“ Ich gab auch ohne direkte Nachfrage an, wieso ich mich genau bei dieser Firma beworben hatte. Aus welchen vergangenen Aufgaben heraus mein Interesse für den Job aufkam, und was ich alles mitbringen würde, wenn ich genommen würde. *Verkauf dich besser, als es jede Thermomixfee mit ihrem Gerät macht!*

7.) Ehrlichkeit& Persönlichkeit.

Ich war in allen Punkten immer und zu jedem ehrlich. Dass ich einen kleinen Sohn habe, schrieb ich immer in den letzten Satz des Anschreibens, auch wenn man es nicht muss. Ich sagte dazu, dass er seit anderthalb Jahren gut in seiner Kita aufgehoben ist und ich gern weiterhin Vollzeit zur Verfügung stehen würde. Ich sagte meinem Chef und dem Personalbüro in der jetzigen Firma, dass ich mit Bewerbungen beginne, weil ich das fair fand. Natürlich musst du das nicht, und schon gar nicht ohne unterschriebenen Neuvertrag. Hier war es einfach so, dass mein Vertrag ausgelaufen wäre, man keine adäquate andere Stelle im Angebot hatte und mich dennoch sehr mochte und schätzte. Da war mir Transparenz einfach wichtig, denn es ist schwierig alle Bewerbungstermine in den Feierabend zu packen, wo es keiner mitkriegt.

Im Interview fragten mich alle noch einmal nach Nikolai, und wie das mit dem Bringen und Abholen zu/von der Kita sei. Ich erklärte, dass der Papi das macht. Ob das mit dem Pendeln ein Problem sei? Auch hier: Ehrlichkeit. „Das kann man nur ausprobieren. Ich habe mich aber schon mit der Anbindung befasst und die ist wunderbar.“

Es liegt im eigenen Ermessen, wie ehrlich man ist. Es gibt vieles, was man heutzutage aus Datenschutz gar nicht fragen oder sagen darf/muss. Aber als beispielsweise die Frage nach meinem Studium aufkam, und wieso ich in dem Bereich nicht arbeiten will, sagte ich: „Oh doch, ich befasse mich noch mit Literatur. Ich führe einen Blog und habe ein Buch geschrieben, das demnächst veröffentlicht wird.“ Erstens ist das ja eine „Nebentätigkeit“ die ich ohnehin melden müsste. Und zweitens zeige ich damit, dass ich nicht Jahre meines Lebens auf ein Studium verwendet habe, das nun „wertlos“ ist. Alle fanden meine Antwort spannend und das Gespräch bekam eine persönlich Note.

Ich sagte auch, weil ich das immer wieder denke, dass das Sekretariat dem Muttersein ziemlich ähnlich ist. Man muss für viele mitdenken, Termine notieren, Korrespondenzen führen, trösten, Verantwortung und Chaoskompetenz zeigen. Das hat immer für einen Lacher und ein heftiges Nicken gesorgt!

–> Fazit

Ich hoffe, einige meiner Erfahrungen können Dir irgendwie weiterhelfen. Meinen Date-Vergleich nehme ich durchs Leben mit. Neugierig auf die Menschen sein, die dich kennenlernen wollen- und auf dein Bauchgefühl hören. Sicher ist es unkomfortabler für mich, eine Stunde pro Strecke per Zug zu pendeln als zehn Minuten Auto wohin zu fahren. Doch bei den 2 Stellen, zwischen denen ich mich letztlich entscheiden musste, lag die Kanzlei klar vorn: Man war sich gleich auf Anhieb sympathisch, die Aufgaben klingen spannend, aber nicht unschaffbar und es wurden alle Vereinbarungen zuverlässig umgesetzt und eingehalten. Probieren geht über studieren, aber mein Bauch hat gerufen: Tu es! Der Rest ergibt sich von allein.

1 Comment

  1. Irene sagt:

    Liebe Madi 😀 !
    Wie immer ein ganz toller Beitrag! Es ist kurios wie verschieden unsere Erfahrungen sind . Außer das wir immer gearbeitet hatten wärend unsere Studiums. Ich finde es das A und O und finde das es sehr viel positives über die Person sagt . In meiner Zeiten habe ich in einen kleinen indischen Laden gearbeitet ( Schmuck, deko usw …). Danach 3 Jahre Flughafen als Flight Coordinator. 1 Jahr starbucks in London ( Krasse Erfahrung ich schwör jaja XD ). 1 Jahr au pair in Lyon . Museum in Paris und Luxemburg, Anwalt Gehilfin . Geschäftsleitung eines Kinos ( fing an Popcorn zu machen ) und jetzt im Hotel . Bald neuer Job als Mama , darauf freue ich mich sehr ! Meine Bewerbungen sind eher kurz und knapp so das der Leser eher Neugier hat . Und viele Zeugnisse in viele Sprachen das öffnet mir Welten ! Viele liebe Grüße !

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